公司通讯事务处理规定


第一条 制定目的

为了确保本公司通讯工作的有效运行,特制订此规定以规范公司必要的通讯业务,以及管理或处置基准。


第二条 适用范围

本公司的通讯事务,指电传或图文传真、电话、电报和邮寄等业务工作。


第三条 负责机构

本公司的通讯事务统一由_____部门负责管理。


第四条 本规定具体内容

一、责任人的职责

1.具体工作内容

(1)必须了解通讯设施的结构、性能;必须熟练掌握设备的使用方法;努力提高通讯技能。

(2)严格遵守各种法规以及公司的各种规章制度;掌握通讯工作的一般规律,有机地把各种设备的各种关系联系起来,以保证有效地运用通讯手段,顺利地开展通讯工作。

(3)注意爱惜各种设备与设施,小心地使用与保管,使设施始终处于完好的状态。

(4)注意通讯事务上的保密工作,防止泄密或被私人所利用。

2.外部公关职责

通讯工作负责人必须注意与外部通讯机构如邮政局、电报电话局的关系,保持与这些机构的联系,消除在通讯业务上的各种障碍。

3.调整与指导职责

通讯工作负责人必须注意对部门内,以及部门之间的通讯业务作出分析与研究,及时对各种通讯设施以及通讯业务关系作出调整,并且注意对通讯业务人员进行调整和教育培训。

4.异常状态下的处理

通讯工作负责人必须注意在通讯设备出现异常或故障的情况下,如何确保通讯工作的正常进行。

5.禁止私用

本公司的通讯设备与手段,一律禁止用于私事。

二、责任人工作原则

1.必要性

注意通讯的必要性、效果、安全性与经济性。

2.合理性

注意根据通讯的目的,选择必要的通讯手段与方式。

3.高效性

重要或重大业务工作,必须考虑同时采用几种通讯方式,并注意追踪,以确保信息传递的准确、及时与完整性。

三、通讯事务的分类

通讯事务一般分为四类:

1.电传或图文传真

2.电话

3.电报

4.邮寄

四、通讯事务具体内容

1.电传或图文传真

(1)电传的利用_____各_____部门间的往来正常业务联系、通知等,除非出现不得不使用其他通讯手段的情况,一律采用电传(或图文传真)。

(2)电传的安置_____电传(或传真)专用线的敷设、设备的添置计划与实施,全部由_____负责。

(3)电传的收发_____发电传必须统一用公司规定的格式进行,电传行文要尽可能简单明了,直接发给收件人。电传室(或收发室)接到电传后,即时用电话通知收件人。收件人在接到电话通知后,应尽快前往领取。

2.电话

(1)应对与通话原则电话应对原则上应简单扼要,并注意用语的品位,确保通话的准确与礼貌。

(2)内线电话在使用内线电话时,注意遵守通讯原则,避免加重总机工作的压力与负担_____。

(3)长途电话除了必须使用长途电话的情况外,诸如一些必须即问即答,即答即决的业务联系,一些其他方式难以保密的业务联系,一些其他通讯方式难以确保的业务联系等等,原则上不采用长途电话方式。

(4)市外电话管理打长途电话,必须向_____请示,不经允许不得使用。各_____部门必须根据所在部门的业务特点,规定长途电话的请示与批准方式,以及允许打长途电话的业务范围、地域范围等等。

(5)报告

A、通讯工作负责人必须每天检查长途电话的情况,每月一次向______做出报告。

B、通讯工作负责人,必须就下列情况向_____做出及时报告。

a、局线电话的设置与废除。

b、电话号码的变更。

c、电话专用线的设置与废除。

d、自动交换设备的设置与废除。

3.电报

(1)电报的利用__________电报用于紧急联络的情况与事件,以及难以通讯或通讯联系不便的地域;此外,在深夜或其他不利于通讯的时间里,可以根据收信人的可能状况做出判断,采用电报的方法传递信息。

(2)采用电报方式,必须经_____同意。

(3)收发电报_____收发电报事务,包括电文的记录、电报费用的支付等,原则上由_____担当。

(4)报告_____通讯工作负责人必须就电报省略符号的修改、废除,向_____做出报告。


第五条 附则

本规定经_____核准后实施,增设修订亦同。

本规定最终解释权归_____。

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