公司文书起草及制发制度

第一条 设立目的

为规范本公司文书起草和制发工作，特制订本制度。

第二条 适用范围

本细则所称文书，包括公司各种通告、通知、会议文件或传阅文件、机构内部文件以及对外发文。

凡公司内的公务文件除有特殊规定外，一律依照本制度。

发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本制度。

第三条 文书的制定

1．文书内容

文书的内容需要符合以下几点要求：

（1）文件应是一文一事，简单明了，适用楷书；

（2）除有特殊规定外，应注明以下事项：文号、发文日期、发文机关（发文者）、收文机关（收文者）、文件标题、文件拟稿人及有关责任者；

（3）文件标题应简洁明了，准确鲜明地揭示文件内容；

（4）文字应通俗易懂，尽可能口语化；

（5）行文要层次清楚，重点突出；

（6）对于文件中引用的其他相关文件，要注明其文件号及日期。

（7）陈述理由和经过时，若正文繁复，则将此部分内容作为附件记于另外的纸上。

2．文书格式

（1）文件通常在第一行写上文号，第二行写上能揭示文件内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收件人姓名，然后在下一行写文件内容。

（2）属于复审呈报的文件，通常采取在文件末尾用后记的形式说明，并在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。

（3）由_____发出的指令性文件上应写收文单位的名称，必要时要写上号码和年月日。

（4）文件制发者及收件者应注明职务，署名或盖章。文件处理人将以此作为依据。但同时发往多个单位的文件，如通知等，为了简便，多采用印刷品，此时签名及盖印即可省略。

（5）文件号按如下方法编制：

A机关内部文件可注明本科室代字或代号，连续性文件应注有连续号；

B对外行文时应注明本公司代字或代号。

（6）对于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和文例，并以此为准事先做好印刷准备。

（7）在书写或印刷文件时应为事后的整理、装订留下空白处。

3．文书其他要求

（1）文书需要按规定适用特定纸张。

（2）文书原则上应用黑色墨水书写或印刷。在使用墨水时要特别注意纸张的性能，文字应清晰可辨。

（3）内容简单、非机密文件不一定密封发出，可直接传阅或发送。

4．文书分类

发文单位根据文件的不同作用，依以下原则区别使用不同文种：

（1）提案，不仅仅是发出指令，而且希望将其意见广为讨论。

（2）承认，就有关事务进行认定。

（3）请示，所报内容等候裁定。

（4）报告，关于批示的答复性汇报。

（5）申请，请示对自己或有关事项处理的许可和承认，也可用于单方面提出申请。

发文单位对下属发布的文件，依以下要求区别使用：

（1）指示，对申请、请示及要求的答复。

（2）传达，有关事务上的指令。

（3）训令，命令或注意事项。

不在前地二条之列的文件有以下类别：

（1）通牒，有关业务的通报。

（2）照会，意见或需要回复的事项。

（3）问答，对照会的答复。

5．文书的审批

（1）文书定稿前须经_____审批。

（2）凡需要呈递______的文件，须逐级上报。须在调查核实的基础上，写出意见，注明呈报_____的姓名，然后上报。若不需要呈报，则在该文书右上方空白处注明办文单位的名称、文号、年月日。

（3）审核者须对文件的形式、内容进行认真审阅、核查，对不当之外加以修改，使之明白无误。

6．文件信封要求

文件信封上的记录，依照以下各条进行。

（1）普通文件的信封上，要写明送关单位的名称，同时在左上方写上是否加急、挂号等，信封右下方写发文单位。

（2）秘密文件的信封上，除要在下面的左侧写上“秘”的字样外，其他参照第一条。

（3）必须收文者自行开启的文件，信封上要写清姓名同时在左侧写上“亲启”字样。

（4）机密文件要用二屋信封，内封上写文件标题。外封上的标识参照以上各条，在左侧写明“秘”的字样。

（5）文件内容特别需要保密的或其他重要重要内容的可参照前项。

7．电信传达的文书

依靠电信传达的文件，要求特别简明，避免使用容易误解的文字，并省略敬语，以使电文简短。电报通常在能动性处注明发电单位的代号。重要的电信文书，在发出电报的同时，还应将有关材料以书写或印刷成文送交收件人。

第四条 文书的发送

1．除有特别规定外，发文通常应按下规定注明发文机关（发文者）。

（1）办公室文件注明_____姓名；

（2）机关内部文件注明_____姓名；

（3）对外发文注明_____名称；

（4）会议文件按规定署名，原则上理事会或常务理事会注明______，各各委员会注明_____姓名。

2．发文时对收件人应按如下规定书写：

（1）对担任领导职务的理事等应注明其姓名及职务；

（2）对全体会员可书写“各位委员”；

（3）对某一特定委员可注明该委员姓名及所在单位名称。

第五条 附则

本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。

本办法最终解释权归本公司。